Xây dựng quy trình tính lương là một trong những công việc cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Hãy cùng tham khảo ngay quy trình tính lương đạt chuẩn và khoa học sau đây nhé.
Quy trình tính lương có cần thiết không?
Xây dựng một quy trình tính lương chuẩn và khoa học là một trong những yếu tố rất cần thiết của doanh nghiệp. Bởi khi bạn có một quy trình hoặc cách để tính lương của nhân sự khoa học, doanh nghiệp sẽ nhận lại được những lợi ích như:
Tạo sự chuyên nghiệp: Quy trình hoạt động của bất kỳ bộ phận hoặc công việc nào đều sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp cho bộ phận hoặc công việc đó. Đối với quy trình tính lương cũng tương tự, điều này sẽ giúp cho bạn giảm thiểu được những sai sót và nhầm lẫn trong nhiệm vụ quan trọng này.
Quy trình tính lương giúp tạo sự chuyên nghiệp hơn cho tổ chức
Giúp phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận: Quy trình tính tiền lương sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể phân chia được nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận liên quan. Ví dụ như bộ phận nhân sự, kế toán hay thậm chí là người lao động. Từ đó tránh tình trạng đùn đẩy trong công việc và trách nhiệm cho nhau.
Đảm bảo quyền lợi cho người lao động và doanh nghiệp: Quy trình này cũng sẽ là một trong những cơ sở để giúp đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động lẫn doanh nghiệp khi có bất kỳ tranh chấp nào xảy ra.
7 bước chuẩn khoa học trong quy trình tính lương
Quy trình tiền lương dưới đây sẽ được xây dựng bằng nhiều bước cụ thể. Tuy vậy bạn có thể lược bỏ những bước không cần thiết hoặc thêm các bước khác để phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình.
Bước 1 – Thu thập dữ liệu để tính lương
Để bắt đầu quy trình thực hiện tính thu nhập cho người lao động, nhân viên kế toán sẽ cần phải thu thập các dữ liệu liên quan đến quá trình tính lương. Thông thường sẽ là dữ liệu liên quan đến tổng hợp ngày công, chế độ thưởng KPI, hiệu suất công việc kèm theo,…
Ngày nay đã có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng các phần mềm chấm công để có thể tinh gọn được bước này. Ví dụ như phần mềm chấm công HappyTime. Những phần mềm tương tự như HappyTime doanh nghiệp có thể vừa thực hiện chấm công, ca làm việc, theo dõi ngày công và tổng hợp bảng công một cách nhanh chóng. Từ đó giảm thiểu 70% thời gian để thực hiện quy trình chấm công tính lương.
Các phần mềm như HappyTime giúp quá trình tổng hợp công – tính lương nhanh hơn
Bước 2 – Thực hiện đối chiếu và xác nhận
Người phụ trách tính lương sẽ cần phải đối chiếu dữ liệu tổng hợp ở trên với bộ phận phụ trách chấm công, người phụ trách của những bộ phận khác. Sau đó sẽ thực hiện đối chiếu kết quả bảng công cũng như doanh thu hoặc các xác nhận thưởng liên quan tới người lao động.
Bước 3 – Lập bảng tính lương chi tiết
Sau khi đã đối chiếu và không có sự sai sót, người phụ trách sẽ thực hiện lập bảng lương chi tiết. Bảng thanh toán tiền lương sẽ bao gồm một bảng tổng hợp và phiếu xác nhận lương cho từng nhân viên. Đa số hiện nay đều sẽ thực hiện lập bảng lương trên excel (với các doanh nghiệp ít nhân sự) hoặc trên các phần mềm hỗ trợ (đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự).
Bước 4 – Gửi xác nhận bảng lương cho nhân viên
Sau khi đã có bảng lương tổng hợp và bảng lương chi tiết thì người phụ trách sẽ thực hiện gửi phiếu lương cho từng nhân viên để xác nhận. Đây là một trong những bước cuối cùng để giúp quá trình thanh toán lương được trở nên công khai và minh bạch hơn. Bên cạnh đó cũng giúp điều chỉnh các sai sót nếu có trước khi trình lên ban lãnh đạo.
Bước 5 – Kiểm tra và ký duyệt bảng lương
Sau khi toàn thể nhân viên đã thực hiện xác nhận bảng lương, người phụ trách sẽ tra lại lần cuối và gửi thông tin lương cho ban lãnh đạo hoặc kế toán trưởng thực hiện ký duyệt. Đến đây quy trình tính lương gần như đã hoàn tất và chuyển sang quá trình thanh toán lương.
Bước 6 – Thanh toán lương
Doanh nghiệp có thể lựa chọn thanh toán tiền lương cho nhân viên thông qua hai hình thức bao gồm thanh toán qua tài khoản ngân hàng hoặc thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp. Hình thức thanh toán sẽ được thỏa thuận chi tiết giữa doanh nghiệp và người lao động khi ký kết hợp đồng chính thức.
Bước 7 – Lưu trữ thông tin về tiền lương
Khi đã thực hiện thanh toán thành công lương cho nhân viên thì bộ phận phụ trách sẽ cần phải lưu trữ hồ sơ, dữ liệu liên quan đến quá trình thanh toán lương này. Những dữ liệu này sẽ được tổng hợp và trở thành cơ sở để tạo các báo cáo liên quan đến tài chính của doanh nghiệp về sau.
Doanh nghiệp cần lưu trữ lại những thông tin liên quan đến lương của người lao động
Hi vọng bạn sẽ xây dựng được quy trình tính lương chuẩn và phù hợp với quy mô cũng như điều kiện của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó đừng quên truy cập ngay vào HappyTime.vn để trải nghiệm phần mềm chấm công và hỗ trợ tính lương này từ hôm nay nhé.
